W związku z licznymi przypadkami nie odsyłania oryginału Świadectwa Kwalifikacji do ULC po wydaniu nowego dokumentu wysłanego na adres wnioskującego, Rejestr  Personelu Lotniczego ULC przypomina zapis zamieszczony w zatwierdzonej przez Prezesa „Procedurze” który brzmi: Do wniosków dotyczących wpisów uprawnień oraz zdjęcia ograniczeń w świadectwach kwalifikacji należy dołączyć oryginał posiadanego świadectwa kwalifikacji. Spełnienie tego warunku jest konieczne ze względu na to, że posiadacz świadectwa kwalifikacji nie może posługiwać się dwoma ważnymi świadectwami kwalifikacji z różnym zakresem uprawnień.

W związku z powyższym zapisem do wniosku w którym zaznaczamy wysłanie na podany adres należy dołączyć ORYGINAŁ świadectwa. W takim przypadku wnioskodawca musi się liczyć z faktem, że w okresie od wysłania do otrzymania nowego ŚK musi wstrzymać się od wykonywania lotów. Okres ten, biorąc pod uwagę maksymalny czas potrzebny na wydanie ŚK – 30 dni – oraz około 2 tygodnie na przesłanie,  może wynosić łącznie półtora miesiąca. Jest to sposób najprostszy, ale też i najdłuższy.

Drugi sposób polega na tym, że do wniosku w którym zaznaczamy wysłanie na podany adres załączamy kopię ŚK i oczekujemy na telefon lub e-mail z RPL potwierdzający gotowość Urzędu do wysłania świadectwa. Wówczas wysyłamy do RPL oryginał, po którego otrzymaniu Urząd natychmiast wysyła nowy dokument. W tym przypadku czas między wysłaniem a otrzymaniem nowego dokumentu zależy tylko od poczty i może wynosić maksymalnie dwa tygodnie.

Wreszcie trzeci sposób polega na tym, że do wniosku dołączamy kopię ŚK i zaznaczamy miejsce odbioru - Delegatura Terenowa ULC. W takim przypadku, po powiadomieniu o gotowości dokumentu do wydania, udajemy się do Delegatury i oddając stare ŚK otrzymujemy nowe.

Każdy z tych sposobów ma swoje zalety. Tym którym się nie spieszy polecam sposób pierwszy, a ci którzy nie mogą się obyć bez swojego ŚK np. ze względu na charakter pracy /instruktorzy/ polecam osobisty odbiór w delegaturze ULC.

Bardzo ważne jest, aby we wnioskach wpisywać aktualny numer telefonu kontaktowego i e-mail. Ułatwia to bardzo komunikację między Urzędem a wnioskodawcą.

Myślę, że wyczerpująco opisałem wszystkie możliwe sposoby, które zostały skonsultowane z Naczelnikiem RPL ULC Panią Beatą Łojszczyk.